片づけから幸せをよぶ暮らしのスタイリスト西川明美です
片づけは動く前に思考の整理から
～付せんで書類収納のイメージ作り
音楽関連の出版社「アマネコ舎」様のオフィスの５S、書類の整理と収納アドバイスに伺ってきました。
中小企業庁、専門家派遣制度を活用くださっての３回目の依頼でした。
この専門家派遣補助金制度、たいへんな人気でしで
２７年度の予算が昨年１０月で終了してしまったほどなんです。
それが、３月半ばにきて、補正予算がでました、できますよ、ってお知らせが出たものですから
３月後半２週間の間にもう一回訪問できることになり
このチャンスを活かしての支援依頼でした。
昨年夏、秋に訪問した時には、
商品の在庫管理の方法をアドバイスしたところ
改善してから在庫把握がきちんとできるようになったので、探す無駄時間が無くなり
仕事効率があがったこと報告くださいました。
今回の課題は書類整理。
書類の整理は仕事の段取りと連動しているので、
仕事の整理でもあります。
そして、モノでも、するコト（仕事）でも、整理したいときは
全出し です。
仕事の流れに沿って、各工程が済むと、日付とその仕事工程を担当した人の名前を入れる 「工程チェックリスト」 を作り、
ミスやもれが防げる仕組みを提案。
仕事が
『見える化』できてくると、
それに伴う書類の管理の方法や、管理の期間も、どうするべきかが見えてきます。
頭の中にだけあったことを文字にして表に出す。
会社全体の仕事の流れを文字にして表に出す。
書類の種類を文字にして表に出す。
これは書類のファイル一つ一つのタイトルを付せんに書き出してみて、カテゴリー分けをしてみたところです。
こんな風に出してみると
頭の中だけでは曖昧だったことが明確になったり
誰が何を担当しているかを確認したり、二重になっていた無駄な仕事がわかったり、
棚に収まっていたときにはわからなかった問題点も見えてきたり、不要な書類もはっきりしました。
書類の性質とファイルの種類があっていないのもあり、
問題点と、するべき課題が浮き彫りになりました。
今までだって仕事はしてきていて、利益も得て会社は成り立ってきているのですが
今回こうして、仕事・書類を整理することによって
今後、もっと無駄が減り、ミスがなく、もれがない、よりよい会社経営ができていくことが期待できます。
片づけは動く前に思考の整理から
～付せんで書類収納のイメージ作り
今回もう一つ再確認できたこと
書類とファイル用品の関係は仕事効率に影響が大きい、と言うこと。
その書類の使用目的にあったファイルを選んで、
仕事効率の良い収納の仕組みを作っていきたいですね。